چرا موسسات خیریه، نباید برای مدیریت خیریه خود از نرم افزار های حسابداری استفاده نمایند؟

✅چرا موسسات خیریه، نباید برای مدیریت خیریه خود از نرم افزار های حسابداری استفاده نمایند؟

➖با توجه به گسترش روز افزون تکنولوژی در زمینه های مختلف و مستثنی نبودن موسسات نیکوکاری از این روند جهانی، میل و رغبت آنان به استقاده از نرم افزار های مدیریتی بیشتر شده است. دلیل این موضوع تسهیل فرآیند های موجود در موسسات خیریه است که این نرم افزار ها برای این موسسات به ارمغان می‌آورند.

اما نکته حائز اهمیت آنجاست که برخی موسسات خیریه به اشتباه از نرم افزار های حسابداری برای مدیریت فرآیند های داخلی خیریه خود استفاده میکنند. که این امر بدلیل تفاوت اهداف تولید نرم افزار های حسابداری، پس از مدتی موجب اختلالات گسترده در امر مدیریت موسسات خیریه میگردد. و بدلیل ورود اطلاعات مهم در این نرم افزار ها توسط موسسات خیریه، دیگر ریسک تخصیص زمان برای تعویض این نرم افزار ها را نمیپذیرند.

🔸در ادامه قصد داریم به دلایلی بپردازیم که به استناد آنها نباید از نرم افزار های حسابداری به حای نرم افزار های مدیریت موسسات نیکوکاری استفاده نمود:

🔹عدم شمول سرفصل های دلخواه خیرین:

➖گاهی اوقات خیرین موسسات نیکوکاری قصد پرداخت مبلغی در سرفصل خاصی را دارند. که آن مبلغ در سرفصل های استاندارد حسابداری نمیگنجد و یا حتی موسسه، تا پیش از آن مبلغی را تحت عنوان یا سرفصل مذکور دریافت نکرده بود. حال آنکه عدم توجه به خواسته نیکوکار برای ثبت مبلغ کمک در سرفصل گفته شده اش سبب دلسردی او از موسسه خیریه میگردد. پس باید از سیستمی استفاده نمود که علاوه بر ثبت مبالغ کمک خیرین در سرفصل های دلخواهشان، بتواند این مبالغ کمک را در سرفصل های مورد قبول و استاندارد حسابداری نیز بگنجاند. که این امکان در نرم افزار های حسابداری وجود ندارد.

🔹عدم امکان رتبه بندی خیرین:

➖موسسات خیریه ممکن است طبق الویت‌ها و سیاست های خود، بر طبق مولفه هایی نسبت به رتبه‌بندی خیرین اقدام نمایند. مولفه هایی مانند مبلغ کمک، نیکوکاران معرفی شده، تعداد مددجویان تحت پوشش و... که بر اساس این مولفه ها میتوان نسبت به ارتباط با خیرین تصمیم گرفت و اقدام کرد.

سیستم های حسابداری به هیچ عنوان این امکان را در اختیار موسسات خیریه قرار نمیدهند زیرا در سیستم های حسابداری بدلیل ماهیت مالی که دارند، اهمیتی به بحث رتبه بندی خیرین نمیدهند. این در حالیست که این موضوع برای موسسات خیریه باید در درجه بالایی از اهمیت قرار گیرد. و توجه به آن سبب دلگرمی خیرین موسسه میگردد.

🔹عدم وجود حساب کاربری برای خیرین:

➖دلیل استفاده از نرم افزار های مدیریتی در موسسات خیریه در یک کلام شفافیت است. شفافیتی که زاییده تفکری بروز و خیرخواهانه است. اما این شفافیت چگونه بوجود می‌آید؟ در پاسخ باید گفت زمانی موسسه خیریه شما تبدیل به موسسه شفاف میگردد که خیرین شما بدانند مبالغی که به شما بابت کمک پرداخت کرده اند در چه سرفصل هایی هزینه شده است. از طرفی دسترسی تمام خیرین به ریز این اطلاعات از نظر حقوقی و امنیتی نیز درست نیست. بهترین راه حل برای ایجاد این شفافیت آن است که تمام خیرین شما با حساب کاربری مخصوص خودشان بتوانند، سابقه کمک های خود را ببینند و حتی کمک آنلاین انجام دهند.

این همان ویژگی ایست که نرم افزار های حسابداری نمیتوانند برای موسسات خیریه بوجود آورند و در نتیجه بدلیل شفاف نبودن فعالیت های خیریه موسسه، پس از مدتی خیرین شما از کمک کردن به موسسه شما دلسرد میشوند. نتیجه این دلسردی در طول زمان ریزش کمک های خیرین و در نتیجه افت درآمدی و عملکردی خیریه است.

🔹عدم امکان مدیریت اقلام اهدایی:

➖برخی از خیرین جدای از کمک های نقدی خود  اقلامی مانند لوازم منزل و یا مواد غذایی را به موسسه اهدا میکنند. شاید بتوان تعداد و نوع این اقلام را در سیستم های حسابداری ثبت کرد، اما مواردی مانند ثبت این اقلام در سابقه نیکوکاران و مدیریت فرآیند هایی مانند ثبت ماموریت برای دریافت این اقلام و تعیین ماموران و رانندگانی که این اقلام را جمع‌آوری میکنند را نمیتوان در سیستم های حسابداری گنجاند.وری میکنندآآسینرمسن

🔹ناتوانی سیستم های حسابداری در ادای دیون شرعی سفارشات ذبح:

➖گاهی اوقات مبالغ کمکی که خیران به موسسه شما واریز میکنند صرفا جهت استفاده در ذبح گوسفند است و انجام این ذبح برای رفع دین شرعی محوله بر گردن موسسه خیریه بسیار با اهمیت است و استفاده از نرم افزار های حسابداری هیچ گاه نمیتواند شما را از انجام قطعی ذبح و ادای دین موسسه مطمئن سازد.

🔹عدم ثبت اطلاعات مددجویان:

➖ثبت اطلاعات فردی و خانوادگی مددجویان مانند اطلاعات شناسنامه ای، اطلاعات محل سکونت، اطلاعات سوء سابقه، اطلاعات حساب بانکی، سوابق شغلی، سوابق مهارتی و ... جزو آن دسته اطلاعاتی است که تمام موسسات خیریه برای تخصیص خدمات به آنها احتیاج دارند و نرم افزار های حسابداری امکان ثبت و گزارشگیری از این اطلاعات را به شما نمیدهند. همچنین نرم افزار های حسابداری امکان ثبت خدمات و گزارشگیری از خدمات دریافتی مددجویان را به شما نمیدهد.

🔹عدم امکان ارزیابی و رتبه بندی مددجویان:

➖سیستم های حسابداری با توجه به ماهیت مالی که دارند با هدف مددکاری تولید نشده اند و موسسات خیریه برای ایجاد نظام رتبه بندی و تعیین الویت مددجویان همواره دچار مشکل میشوند. در نتیجه استفاده از سیستمی که یک نظام رتیه بندی را به موسسات خیریه اعطا کند تا بتوانند بر اساس مولفه هایی که خودشان آنها را تعیین میکنند نسبت به رتبه بندی مددجویان اقدام کنند، توصیه میگردد.

🔹ناتوانی در مدیریت فرآیند های صندوق صدقات:

➖نرم افزار حسابداری توانایی اینکه فرآیند های مربوط به صندوق های صدقات همچون ایجاد صندوق در انبار صندوق، تخصیص صندوق به نیکوکار و درج ماموریت برای نصب یا تخلیه صندوق را نمیتواند پشتیبانی کند. همچنین در ارائه نتایج آنلاین ماموریت های صندوق صدقات نیز ناتوان است. دلیل این موضوع طراحی این نرم افزار هاست که با هدف تسهیل امور داخلی موسسات خیریه طراحی و اجرا نشده اند و فقط با دید مالی و به منظور ایجاد نظم در ساختار مالی تهیه شده اند و این دسته از موارد که در موسسات خیریه وجود دارد در آنها گنجانده نشده.

🔹عدم توانایی در مدیریت فرآیند های تاج گل:

➖با توجه به وجود فرآیند های پیچیده در بخش تاج گل موسسات خیریه مانند انبار تاج گل، سفارش دهنده، مراسم مناسب برای تاج گل، محل نصب تاج گل، نسبت سفارش دهنده، آخرین تعمیر تاج گل و وضعیت آنلاین تاج گل هیچگاه توسط نرم افزار های حسابداری قابل مدیریت نخواهد بود. و فرآیند های پیچیده آن نیازمند نرم افزاری است که درک درستی از عملکرد داخلی موسسات خیریه داشته باشد.

🔹جمع سپاری آنلاین:

➖شاید بتوان گفت بزرگترین نقطه ضعف یک سیستم حسابداری در موسسات نیکوکاری، همین نقص این نرم افزار ها در جمع سپاری مالی باشد. نرم افزار های حسابداری شاید بتوانند منابع مالی فعلی یک موسسه خیریه را نظم و ترتیب ببخشند اما هیچگاه ابزاری را برای جمع سپاری های مالی الکترونیک در اختیار موسسات خیریه قرار نمیدهند. در نتیجه استفاده از نرم افزار های حسابداری برای مدیریت فرآیند های داخلی موسسات نیکوکاری، پتانسیل عظیم موسسات خیریه در جمع سپاری الکترونیک را میگیرد و از این بابت صدمه ای جدی به موسسات خیریه وارد مینماید.

🔹ضعف در ارتباط با خیرین بوسیله پیام کوتاه:

➖ارتباط با نیکوکاران از طریق پیام کوتاه برای وقایعی همچون پرداخت کمک، ثبت نیکوکار، ثبت صندوق صدقات و ... و مناسبت هایی همچون تولد و سالگرد ازدواج خیرین و مددجویان، ویژگی ایست که موسسات خیریه با استفاده از آنها میتوانند به راحتی خیرین خود را حفظ کنند و آنها را تبدیل به یک خیر وفادار برای موسسه خود کنند اما نرم افزار های حسابداری به هیچ عنوان نمیتوانند این فرآیند ها و نیاز های موسسات خیریه پوشش دهند و از این حیث دچار نقص بزرگی هستند.

🔸نتیجه گیری:

➖نرم افزار های حسابداری برای کمک به موسسات خیریه برای مدیریت فرآیند های مالی جاری موسسه و همچنین ثبت اسناد مالی و مستند سازی درآمد و هزینه بسیار کاربردی بوده و از این حیث این نرم افزار ها بهترین نقش را برای موسسات نیکوکاری ایفا میکنند. اما برای مدیریت فرآیند های داخلی خیریه و مدیریت موسسات نیکوکاری بسیار ضعیف و ناکارآمدند و برای مدیریت فرآیندهای خیریه، نرم افزار های مدیریت نیکوکاری و مددکاری توصیه میگردد.

🔸چه نرم افزاری را برای مدیریت فرآیند های داخلی موسسات نیکوکاری انتخاب کنیم؟

➖ در حال حاضر پورتال نیکوکاری و مددکاری آرشیت به عنوان کاملترین و جامعترین نرم افزار مدیریت موسسات نیکوکاری در سطح کشور شناخته می شود که بهترین مکمل نرم افزارهای حسابداری برای موسسات نیکوکاری می باشد و استفاده از آن در کنار نرم افزار حسابداری می تواند علاوه بر مدیریت و بهینه سازی مالی موسسات خیریه، به قانون مندی و تعیین نقشه راه موسسات خیریه در انجام تمام فرآیند های مربوط به موسسات نیکوکاری، کمک شایانی می نماید.