وجود سیستم مدیریت مددجویان یکی دیگر از نیاز های اساسی موسسات خیریه است که یک نرم افزار مدیریت خیریه باید بتواند آن را به صورت کامل پوشش دهد. اگر یک نرم افزار مدیریت خیریه نتواند مددجویان یک موسسه نیکوکاری را مدیریت نماید و بستری را ایجاد نکند تا خیریه ها بتوانند نیاز سنجی دقیقی از مددجویان خود داشته باشند، نتیجه ای جز شکست را برای موسسات نیکوکاری نخواهد داشت.
اما نرم افزار خیریه ای که بتواند با پوشش نیاز موسسات خیریه به سازماندهی مددجویان سبب ارتقا سطح خدمات رسانی موسسات نیکوکاری گردد و با ایجاد بستر علمی و دقیق برای نیاز سنجی مددجویان، روند پذیرش و احراز نیاز مددجویان را بهبود ببخشد، میتواند تبدیل به یک خط مشی در میان واحد های یک موسسه خیریه شود و به همین دلیل تبدیل به ساختار یک خیریه گردد.
اگر ساختار و چهارچوب اجرایی و عملیاتی یک موسسه نیکوکاری در مقابل مددجویان خود، یک نرم افزار مدیریت خیریه اینچنین باشد، میتواند سبب بهبود فرآیندهای داخلی خیریه و همچنین افزایش رضایت مددجویان و در نهایت بهبود عملکرد خیریه میگردد.
سامانه خیریه